Pirms Covid-19 sērga sāka plosīties pasaulē, attālinātās darba iespējas bija kā, teiksim tā, bonuss, ko strādājošie varēja izmantot vajadzības gadījumā. Tagad daudziem darbs no mājām ir kļuvis par ikdienu. Neatkarīgā uzrunāja vairākus uzņēmumus, lai noskaidrotu, kā viņi pielāgojušies šā brīža situācijai un kādi piesardzības pasākumi ir ieviesti, ja profesijas specifika neļauj strādāt ārpus biroja.
BALTA Personāla direktora pienākumu izpildītāja Evija Feierābende:
- Lielākā daļa no teju 600 BALTA kolēģiem visā Latvijā nu jau vairākas nedēļas strādā attālināti. Arī lietvedības un administratīvos procesus esam sakārtojuši tā, lai tos būtu iespējams veikt attālināti. Piemēram, efektīvai dokumentu aprites nodrošināšanai ir svarīgi, ka arvien vairāk kolēģu un vadītāju izmanto elektroniskā paraksta iespējas.
BALTA jau iepriekš bija pieejamas mūsdienīgas iespējas darba un privātās dzīves līdzsvarošanai, tostarp elastīgs darba laiks un strādāšana attālināti. Lai gan attālinātais darbs uzņēmumā nav pilnīgs jaunievedums, jāņem vērā, ka šobrīd savu lomu spēlē ārkārtas apstākļi valstī - izvēle strādāt attālināti parasti ir bijusi katra darbinieka paša ziņā, nevis rekomendēta valstiskā līmenī, tāpēc šis laiks ir izaicinājums arī tiem, kuriem šī nav pirmā pieredze, strādājot attālināti.
Lai nodrošinātu savus darbiniekus ar visu nepieciešamo darba procesam, pirmām kārtām ir svarīga tehniskā atbalsta pieejamība, tajā skaitā detalizēta informācija par attālinātā pieslēguma iespējām, sanāksmju un zvanu organizēšanu. Turklāt mūsu IT kolēģi vienmēr ir gatavi palīdzēt ar padomu.
Situācijā, kad attālināti strādā teju visi darbinieki, visbūtiskākais ir saglabāt komandas garu un klātbūtnes sajūtu - to cenšamies nodrošināt gan ar regulāru komunikāciju uzņēmuma iekštīklā, kas ir pieejams visiem darbiniekiem, gan ar vadības video uzrunām. Dalāmies gan ar svarīgu informāciju par valstī noteiktajiem ierobežojumiem un izmaiņām darba organizācijā, gan iesaistām darbiniekus, piemēram, aicinot viņus dalīties ar sava «mājas biroja» foto. Šādi saglabājam kopības sajūtu un sagādājam smaidu viens otram.
Darbiniekiem nodrošinām ne tikai darbam nepieciešamo tehnisko aprīkojumu, bet arī sniedzam atbalstu un ieteikumus, kā šajā situācijā pārvarēt izaicinājumus. Strādājam ar vadītājiem - palīdzam motivēt un vadīt komandas attālinātos darba apstākļos. Pāris nedēļu laikā Skype sapulces jau kļuvušas par ikdienu, un katra komanda nosaka savus iekšējos noteikumus darbam no mājām - piemēram, dienu sākot un beidzot ar kopīgu sapulci vai nosakot aktīvās stundas, kad visa komanda ir pie datoriem, strādā un ir sasniedzami. Tāpat esam publicējuši kolēģiem noderīgus materiālus par produktivitātes saglabāšanu, strādājot no mājām, kā arī padarījuši pieejamas arvien jaunas tiešsaistes apmācības.
Swedbank mediju attiecību vadītājs Jānis Krops:
- Iespēja Swedbank darbiniekiem pārorientēties uz darbu attālināti ir bijusi salīdzinoši ierasta lieta, jo Swedbank kā uzņēmums arī ārpus krīzes situācijām - ikdienā - ļāva izmantot elastīgu pieeju sava darba laika plānošanai jau no 2018. gada. Protams, tas neattiecas uz visiem darbiniekiem, jo tā darbinieku daļa, kas strādā drošības uzraudzības struktūrvienībās vai uzrauga bankas pakalpojumu pieejamību, klientu konsultēšanu u. tml., ir krietni ierobežotāki savās iespējās strādāt attālināti. Savukārt tā darbinieku daļa, kuru amata pienākumi ļauj izmantot attālināta darba iespējas, tās arī aktīvi izmantoja iepriekš un izmanto arī tagad. Lielākoties sapulces tiek rīkotas attālināti, izmantojot Skype. Saziņai tiek izmantoti arī e-pasti, tāpat ir iespēja rīkot telefonkonferences. Cenšamies maksimāli strādāt, izmantojot tehnoloģiskos rīkus. Ja tomēr attālinātā darba iespējas nevar tikt izmantotas, tad tiek gādāts par kolēģu drošību. Bankas telpās ir izvietoti dezinfekcijas līdzekļi, antibakteriālās salvetes, tiek papildus gādāts par telpu uzkopšanu, ir ieviestas distancējošās atzīmes ēdnīcā un mainīts mēbeļu izkārtojums, lai palielinātu distanci starp kolēģiem, ir pārtraukta pašapkalpošanās un tiek piedāvāti arī vienreizlietojamie galda piederumi. Turklāt ievērojami biežāk tiek tīrītas virsmas, kurām ir saskare ar rokām, piemēram, durvju rokturi, lifta stāvu pogas u. tml. Bankas liftos ir ieviests ierobežojums, cik personu drīkst vienlaikus tajā atrasties. Darbinieki, kuri līdz šim mēdza līdzi uz darbu ņemt bērnus, šobrīd to darīt nedrīkst. Papildus ir atceltas visas klātienes iekšējās apmācības. Darbinieki, kuriem ir hroniskās slimības, un topošās māmiņas, kurām vēl nav B slimības lapas, veic darbu attālināti, lai neradītu šo personu papildu veselības apdraudējumu.
Enefit valdes loceklis Krists Mertens:
- Šobrīd visa Enefit komanda strādā mājas biroja režīmā. Birojā iegriežamies tikai, lai saņemtu ienākošos pasta sūtījumus vai risinātu kādu citu ikdienas uzdevumu, kas nekādi nav paveicams attālināti. Tomēr šādos gadījumos iepriekš saplānojam apmeklējuma laikus, lai novērstu situāciju, kad vairāki kolēģi ir birojā vienlaikus.
Sekmīgam attālinātajam darbam ir trīs pamatnosacījumi - jābūt telefonam, datoram un interneta pieslēgumam. Ja efektīvi izmanto šos risinājumus, atrašanās vietai pēc būtības vairs nav nozīmes un visa komanda var strādāt gan no mājām, gan no jebkuras vietas pasaulē. No uzņēmuma puses gādājam, lai visas šīs trīs lietas vienmēr būtu ērti pieejamas. Jāatzīst, ka birojs pašlaik izskatās kā pēc zagļu apciemojuma, jo vairākums kolēģu ir aizņēmušies datoru monitorus ērtākam darbam no mājām. Vienīgais izņēmums Enefit gadījumā ir saistīts ar energoefektivitātes risinājumu ieviešanu pie klientiem. Piemēram, uzstādot saules enerģijas paneļus, kur nepieciešama fiziska kolēģu klātbūtne. Tomēr arī šajos gadījumos varam gudri plānot darba procesus, lai attālināti paveiktu lielāko daļu darba - projektu saskaņošanas un nepieciešamās dokumentācijas sakārtošanu, jo pati iekārtu uzstādīšana paveicama samērā operatīvi, vien dienas vai divu laikā.
Jau vairākus gadus ir izveidojusies veiksmīga sadarbība ar Microsoft, kas piedāvā gan virkni dažādu saziņas rīku, gan citus risinājums, kas palīdz ikdienas darbā. Rakstiskai saziņai un laika plānošanai izmantojam MS Outlook. Sapulču organizēšanai video un audio formātā, kā arī operatīvajai sarakstei izmantojam MS Teams rīku. Mums ir arī sava komandas Whatsapp sarakstes grupa, kurā gan pamatā dalāmies ar informāciju, kas nav tieši saistīta ar ikdienas darba jautājumiem. Lai varētu operatīvi pielāgot savu darbību šā brīža aktualitātēm, virtuāli pulcējamies pat biežāk nekā ierasts, strādājot birojā. Divas reizes nedēļā organizējam attālinātās sapulces ar komandu vadītājiem, kuri svarīgāko informāciju tālāk nodod savām komandām individuālo sapulču laikā. Attālinātās video konferences šobrīd jau samērā labi ļauj kompensēt ierasto ikdienas kontaktu ar kolēģiem. Kamēr visi pieslēdzas sarunai, varam pārrunāt, kā katram sokas mājas birojā, lai īstenotu ierasto dalīšanos iespaidos par aktuālo pie kafijas tases.
Transcom Worldwide Latvia vadītāja Liene Spruģe:
- Līdzīgi kā citās nozarēs, koronavīrusa pandēmija radījusi izaicinājumus arī mūsu darbā, tāpēc mums šajā sarežģītajā situācijā ir divi galvenie uzdevumi. Pirmkārt un galvenokārt, mēs darām visu iespējamo, lai darbinieki būtu drošībā un izvairītos no potenciālas inficēšanās, otrkārt, mums ir jāturpina darbs un jādara viss iespējamais, lai turpinātu sniegt zvanu centra pakalpojumus mūsu klientiem. Ņemot vērā esošo ārkārtas situāciju, mēs strādājam pie tā, lai pēc iespējas visiem nodrošinātu nepieciešamo tehnisko aprīkojumu, lai tie darbinieki, kuri vēlas, varētu strādāt arī no mājām. Ņemot vērā mūsu darba specifiku, sapulces un, piemēram, darba intervijas regulāri rīkojam attālināti, tāpēc šāda prakse mums jau līdz šim bijusi ļoti labi pazīstama. Protams, jo īpaši tagad, ārkārtas situācijā, klātienes tikšanās aizstājam ar digitālajām (piemēram, VMR, Skype) vai telekonferencēm, lai arī ikdienas komunikācija ar darbiniekiem un klientiem varētu norisināties kā ierasts.
Jau februārī mēs sākām īstenot preventīvus pasākumus, lai nodrošinātu darbinieku drošību un novērstu koronavīrusa potenciālu izplatīšanos. Birojā ievērojam valdības un SPKC ierosinātos preventīvos pasākumus -noteicām pašizolāciju tiem darbiniekiem, kuri pēdējā laikā bijuši ārpus Latvijas vai kuriem varētu būt bijusi saskarsme ar vīrusa inficētu personu. Tāpat arī biežāk veicam darba vietu dezinfekciju un biroja uzkopšanas darbus. Pašlaik mēs strādājam pie tā, lai nodrošinātu arī distancēšanās pasākumus darba vietās - piemēram, zvanu centra operatori nesēž viens otram blakus, bet gan ar distanci, tāpat arī iespēju robežās nodrošinām darbu no mājām. Visas sanāksmes rīkojam attālināti, kā arī, protams, biznesa ceļojumi ir atcelti.