Atrodoties slimnīcā, reti kurš iedomājas par to, ka slimnīcas darbinieku ikdiena saistīta ne vien ar slimnieku aprūpi, bet arī ar virkni administratīvo darbu slimnieku aprūpes un ārstniecības procesa organizēšanai.
Ja slimnīca neatrodas vienā ēkā vai pat vienā ielā, bet gan vairākos kompleksos, tad efektīvs administrācijas darbs kļūst par būtisku priekšnosacījumu tam, lai medicīnas personāla darbs noritētu nepārtraukti. Ar izaicinājumu optimizēt administratīvos procesus pirms vairāk nekā gada saskārās arī Rīgas Austrumu klīniskā universitātes slimnīca (RAKUS), kuras sastāvā ietilpst seši stacionāri – Gaiļezers, Latvijas Onkoloģijas centrs, Biķernieki, Linezers, Latvijas Infektoloģijas centrs, Tuberkulozes un plaušu slimību centrs un Patoloģijas centrs.
Rīgas Austrumu klīniskā universitātes slimnīca ir darba vieta aptuveni 4500 darbiniekiem. Jau vairāk nekā gadu Rīgas Austrumu klīniskajā universitātes slimnīcā tiek lietota a/s RIX Technologies izstrādātā dokumentu vadības sistēma, kas ievērojami atvieglo un paātrina dokumentu apriti, kā arī palīdz gatavoties nākotnē paredzētajai pārejai uz eveselību. Slimnīcā ieviestā dokumentu vadības sistēma nodrošina ne vien dokumentu reģistrēšanu, saskaņošanu un citas ierastās dokumentu vadības sistēmas funkcijas, bet ir arī integrēts risinājums, kas ievērojami paplašina lietotāja iespējas.
Turpina pilnveidot
Rīgas Austrumu klīniskās universitātes slimnīcas lietvedības daļas vadītāja Dace Galeniece Neatkarīgajai stāsta, ka ar dokumentu vadības sistēmu Rīgas Austrumu klīniskā universitātes slimnīca strādā jau kopš pērnā gada jūnija. «Lai nodrošinātu operatīvāku vadības un finanšu resursu uzskaiti un pārraudzību, Rīgas Austrumu klīniskā universitātes slimnīca ir ieviesusi grāmatvedības sistēmu un personālvadības sistēmu, kuru izstrādājusi SIA FMS. Tā kā lietvedība, personālvadība un grāmatvedība ir cieši saistītas, meklējām iespēju, kā šīs sistēmas integrēt tā, lai nevajadzētu vienus un tos pašus datus vadīt katrā sistēmā no jauna. Rīgas Austrumu klīniskajā universitātes slimnīcā tika pieņemts lēmums atrast risinājumu, kas to nodrošina. SIA FMS sadarbībā ar a/s RIX Technologies piedāvāja mūsu iestādei atbilstošu risinājumu. Programmatūras izstrādes un biznesa tehnoloģiju konsultāciju uzņēmums a/s RIX Technologies izpētīja mūsu lietoto sistēmu pamatbāzi un iespējas jauno sistēmu savietot ar esošajām programmām un piedāvāja savu risinājumu. Mani kā galveno lietvedi tas ļoti apmierina,» neslēpa D. Galeniece.
A/s RIX Technologies izstrādātās dokumentu vadības sistēmas lieto ne tikai Austrumu klīniskā universitātes slimnīca, bet arī daudzas pašvaldības un valsts iestādes. Lai gan lielākoties iestādēm ir līdzīgi darba procesi, kuros nepieciešams dokumentu vadības sistēmas izmantojums, katram lietotājam, tai skaitā arī Rīgas Austrumu slimnīcai, dokumentu vadības sistēma ir individuāli pielāgota, lai atbilstu ārstniecības iestādes darba procesiem.
«Sistēma tika pilnveidota, lai to pakārtotu mūsu vajadzībām, jo tikai darbojoties un strādājot var redzēt, kur ir nepieciešamas kādas izmaiņas. Produkta izstrādātājs, nestrādādams dienu dienā ar konkrētiem dokumentiem, nevar vienkārši iedomāties, kādas papildu funkcijas vēl ir nepieciešamas šai programmai. Arī mēs nepārtraukti mācāmies, jo, ja šobrīd dokumenti tiek elektroniski reģistrēti sistēmā, tad nākamajā posmā jau ir paredzēta to integrācija. Tas nozīmē, ka visa ienākošā korespondence ar sistēmas palīdzību nonāk pie tiem speciālistiem, kuriem ir nepieciešams ar tiem darboties, un nav jāveic dubulta vai pat trīskārša darbība. Šobrīd lietvedības sistēmā personālvadības dati sistēmā tiek ievadīti manuāli, bet tad, kad personālvadības sistēma sāks strādāt pilnā apjomā, ceram, tas vairs nebūs jādara manuāli,» bilda D. Galeniece.
Lieto gandrīz 400 darbinieku
Rīgas Austrumu klīniskajā universitātes slimnīcā integrēto elektronisko sistēmu lieto 386 darbinieki, un, protams, visu šo lietotāju apmācība prasīja laiku. «Darbiniekiem bija jāmaina ieradumi, stils un rokraksts. Turklāt arī katram no viņiem bija sava sagatavotības pakāpe un datorzināšanas. Tomēr ieguvums, ko deva šīs sistēmas ieviešana, bija milzīgs,» atzina D. Galeniece.
Tā mazināja nepieciešamību veikt daudzas tehniskas darbības, piemēram, neskaitāmu dokumentu kopēšanu, to vešanu parakstīt (Rīgas Austrumu klīniskās universitātes slimnīcas seši stacionāri un Patoloģijas centrs atrodas ģeogrāfiski dažādās vietās, līdz ar to dokumentu nogādāšana līdz adresātam bija laikietilpīga).
Tā kā viss dokumenta dzīves cikls notiek vienā sistēmā, lietotājam vairs nav atsevišķi jāsagatavo dokuments, jāreģistrē tas sistēmā, jāsūta ar epastu saskaņošanai citiem darbiniekiem un jāveic elektroniskā parakstīšana ar atsevišķu programmatūru.
Neviens darbinieks, Rīgas Austrumu klīniskajai universitātes slimnīcai pārejot uz elektronisku dokumentu apriti, darbu šajā sabiedrībā nav zaudējis. «Cilvēciskais faktors ir un paliek svarīgs,» uzsvēra
D. Galeniece. Viņa gan atzina, ka darbinieki teikuši, ka, darba videi kļūstot arvien datorizētākai, pamazām zūdot kontakts ar kolēģiem. Tai pašā laikā ne jau visi jautājumi tiek risināti elektroniskā vidē. Daļai darbinieku, kuriem nav pieeja sistēmai vai nav datora, dokumenti joprojām tiek nogādāti papīra formātā.
D. Galeniece arī skaidroja, ka joprojām daļa dokumentu tiek glabāta ne tikai elektroniski, bet arī papīra formātā un tā būs arī nākotnē, pat neskatoties uz to, ka Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi nosaka, ka 2016. gadā ir plānota pilnīga pāreja uz elektronisko dokumentu pārvaldības sistēmu. «Tas gan mums, gan citām iestādēm būs liels izaicinājums, tāpēc jau laikus jāsāk domāt, kādā veidā glabāsim dokumentus. Apzināmies, ka tuvākajos gados darba lauks šajā jomā būs diezgan plašs,» prognozē Rīgas Austrumu klīniskās universitātes slimnīcas galvenā lietvede.
Ērti un ātri
Kā lielākos ieguvums D. Galeniece min datu un dokumentu aprites paātrināšanos, caurspīdīgumu un līdzekļu ekonomiju.
«Pie ieviestā risinājuma jau ir tā pierasts, ka šķiet, nemaz savādāk nevar būt. Taču, ja man ir jāatrod kāds dokuments iepriekšējā sistēmā, tad uzreiz redzama atšķirība gan ātruma, gan lietojamības ziņā,» vērtēja D. Galeniece. Ir ievērojami palielinājusies darba efektivitāte, paātrinājies lēmumu saskaņošanas process, dokumentu izplatīšanas un apziņošanas ātrums. Viņasprāt, liels sistēmas pluss ir arī tas, ka Rīgas Austrumu slimnīcas vadībai ir iespēja piekļūt sistēmai attālināti. Tas savukārt ļauj valdes locekļiem ar dokumentiem iepazīties savlaicīgāk, jo ne jau vienmēr viņu ikdienas darbs norit pie darba rakstāmgalda. «Valdes sēdes notiek divas reizes nedēļā, un tajās lemjamo jautājumu loks ir ļoti plašs. Valdes locekļi ar izskatāmajiem jautājumiem var iepazīties tad, kad viņiem ir ērtāk, pat neatrodoties savā darba kabinetā, un nepieciešamības gadījumā jau laikus lūgt atbildīgos speciālistus sagatavot papildu informāciju. Tas jautājumu izskatīšanu un lēmumu pieņemšanu padara raitāku. Arī valdē pieņemtie lēmumi un uzdevumi attiecīgām struktūrvienībām vai speciālistiem ar šīs sistēmas starpniecību pie adresātiem nonāk operatīvi. Sistēma reģistrē, kad darbinieks ir atvēris viņam adresēto dokumentu. Savukārt viņš redz, kāds ir uzticētā uzdevuma izpildes termiņš, vai arī, to, ka tā ir bijusi informācija zināšanai un neprasa tūlītēju darbību. Tas ļauj darbiniekiem racionālāk sakārtot ikdienas darbus,» sacīja D. Galeniece.
Pie sistēmas priekšrocībām viņa pieskaita arī šīs sistēmas ērto un salīdzinoši vienkāršo lietošanu, jo programma ir izveidota tik loģiski un intuitīvi, ka darbinieks iemācās to lietot, darbojoties ar to.
60 reižu mazāki izdevumi papīram
Pirmajā pusgadā Rīgas Austrumu klīniskās universitātes slimnīcas valde pieņēmusi 317 valdes lēmumus un 144 rīkojumus. Kādreiz visi valdes lēmumi kopā ar pavadošajiem dokumentiem tika kopēti tik eksemplāros, cik darbiniekiem bija nepieciešams ar tiem iepazīties. Arī šobrīd daļa dokumentu, kā D. Galeniece jau minēja iepriekš, tiek saglabāta papīra formātā, taču daļu dokumentu vairs nav nepieciešams drukāt un vest parakstīt. Viņa rāda, kā samazinājies to valdes lēmumu skaits, kas ir bijis jākopē. Šī gada pirmā puse ietilpst divās mapēs, bet pagājušā gada pirmā puse, kad vēl nebija ieviesta elektroniska dokumentu aprite un glabāšana, aizņēma piecas reizes lielāku apjomu. D. Galeniece arī aprēķinājusi, ka izdevumi papīram samazinājušies vismaz 60 reižu. «Ja kādreiz valdes lēmumu kopēšanai (visām slimnīcās struktūrvienībām) bija nepieciešama viena kaste ar papīru nedēļā (vienā kastē 5 x 500 lapu), tad tagad piecus mēnešus var iztikt ar vienu kasti. Arī naudas izteiksmē ietaupījums ir jūtams,» ar aprēķiniem dalījās D. Galeniece.
Iesaistās eveselībā
Rīgas Austrumu klīniskā universitātes slimnīca ir viena no pirmajām medicīnas iestādēm valstī, kas iesaistījusies eveselības platformas pilotprojektā, kas paredz iespēju izrakstīt darba nespējas lapu elektroniski. Svarīgi arī, lai elektroniski izrakstītās darba nespējas lapas pieņemtu darba devējs un gadījumos, kad tā ir B lapa – arī VSAA. Tā gan vēl ir nākotne, bet D. Galeniece uzskata, ka elektroniska darba nespējas lapu izrakstīšana nākotnē atslogos ārstu un citu speciālistu ikdienu tāpat kā vairāki citi eveselības pakalpojumi, piemēram, pacientu elektroniskā pierakstīšana pie speciālista (tā notiek jau šobrīd), elektroniska nosūtījumu sagatavošana, elektronisko recepšu izrakstīšana utt.