Covid-19 pandēmija piespieda vairākus uzņēmumus rekordātrumā pielāgoties jaunajiem apstākļiem, un tas bieži nozīmē tūlītēji pieejamus pagaidu risinājumus. Ārkārtas situācija visticamāk netiks pagarināta, taču eksperti brīdina par iespējamu situācijas atkārtošanos nākamajā rudenī un ziemā. Tāpēc šobrīd ir īstais laiks sagatavot savu uzņēmumu darba un pakalpojumu nepārtrauktībai nākotnē, uzlabojot attālināta darba procesus.
Tehnoloģiju un izklaides uzņēmumā Tet vienas dienas laikā darbu no mājām uzsāka 95% no darbiniekiem, kas ikdienā strādā birojos, un uzņēmums spēja nodrošināt klientiem pakalpojumus bez dīkstāves visas ārkārtas situācija laikā. Tas bija iespējams, jo Tet jau savlaicīgi un mērķtiecīgi bija sācis pāreju uz "jaunās paaudzes" darbu, ieviešot viedā biroja principus darbavietā, sagatavojot darbiniekus un stiprinot IT infrastruktūras kapacitāti darbam attālināti. Tet apkopojis galvenos secinājumus, kas palīdzēs arī citiem uzņēmumiem, kuri nolēmuši sakārtot un uzlabot darba procesus.
IT procesu sakārtošana
Viens no svarīgākajiem procesiem pārmaiņu laikā ir iekšējās "IT saimniecības" sakārtošana - VPN (virtuālā privātā tīkla) ieviešana, vienotu ofisa rīku un IT drošības sistēmu sagatavošana. Būtiski ir uzņēmumā vienoties par rīku minimumu, kas ir obligāts visiem organizācijā un kas mazina tehniskās problēmas brīdi, kad organizācijai ir ātri jāpārslēdzas uz darbu no mājām. Tet gadījumā jau 2017. un 2018. gadā komandas eksperimentēja, testējot dažādas gan projektu un komandu vadības, gan saziņas sistēmas un platformas. Uzņēmuma līmenī drošība ir pirmajā vietā, tādēļ tā bija nozīmīgākais faktors ikvienas sistēmas izvērtējumā, apzinoties arī, ka būs jāsamierinās ar kādām neērtībām citās jomās. "Aktīvais ieviešanas posms būtībā sākās ar Eiropas vispārīgās datu aizsardzības regulas prasību ieviešanu, kas spēkā stājās 2018. gadā. To visu pavadīja milzīgs darbs, piemēram, operētājsistēmas Windows 10 64-bitu klona izveide, kas ļāva paātrināt programmu uzstādīšanas un atjaunināšanas procesus, kā arī datoru sagatavošanu darbam. Līdztekus tam tika ieviesti dažādi darbstaciju drošības risinājumi, tostarp arī fiziskās drošības elementi — disku šifrēšana," stāsta Tet Informācijas tehnoloģiju daļas direktors Dmitrijs Ņikitins.
Jau nākamajos soļos uzņēmums sāka izmantot Microsoft Office 365, tostarp arī Azure Information Protection (aizsardzība, kas ietver e-pastu un dokumentu klasifikāciju, proti, lai ārējie lietotāji nevarētu atvērt aizsargātus dokumentus un vēstules), divu faktoru autentifikāciju, Advanced Threat Analytics (aizdomīgu autorizācijas mēģinājumu kontrole) un visbeidzot — Microsoft Teams, tādējādi pilnībā sagatavojot augsni pārejai uz attālinātu darbu.
Spēja ātri reaģēt
Kad iekšējie procesi ir sakārtoti, darbinieki apmācīti un uzņēmumā ir tehniskais nodrošinājums, lai strādātu elastīgi, pāreja uz efektīvu attālinātu darbu ir salīdzinoši vienkārša. Bet tas nenozīmē, kas izaicinājumu vairs nav. "Tieši pirms ārkārtas situācijas palielinājām VPN jaudas, operatīvi izveidojām attālinātas darba vietas tiem darbiniekiem, kas iepriekš strādāja tikai birojā, savukārt daļai darbinieku (piemēram, zvanu centrs) bija iedoti uz mājām stacionārie datori, uz kuriem bija nepieciešams uzinstalēt VPN un aktivizēt ugunsmūri. Instrumenti, kas mums palīdzēja pielāgoties jaunajai realitātei, bija MS Office 365 un it īpaši MS Teams, kas aizstāja klātienes sanāksmes," saka D. Ņikitins.
Darbinieku sagatavošana
Lai būtu iespējams produktīvi strādāt attālināti, darbinieki jānodrošina ar datoru, kurā uzstādītas visas nepieciešamās programmas, bet jāsāk tomēr ar situācijas izzināšanu, un nedrīkst aizmirst darbinieku apmācības. Komandai ir jābūt vienotai izpratnē par to, kādēļ pārmaiņas ir vajadzīgas, kāda ir katra komandas dalībnieka loma un nozīme visa uzņēmuma un konkrētā darbinieka attīstībā. Tet šos procesus uzsācis vēl pirms vairākiem gadiem, veicot darbinieku aptaujas un apmācības. Sagatavošanas posmā īpaši svarīgs bija uzņēmuma vadības atbalsts, jo vadītājiem ir jārāda piemērs pārējiem kolēģiem.
Biroja vides pielāgošana
Vērojot tendences darba tirgū, prognozējams, ka nākotnē aizvien retāk biroju uzdevums būs nodrošināt darba galdu, krēslu un datoru. Birojs drīzāk kļūs par vietu, kur tikties ar kolēģiem un nodoties ideju apmaiņai, jo pašu darbu lielākoties varēsim paveikt attālināti. Arvien biežāk uzņēmumi pāriet uz darbu viedajos birojos, kur telpa tiek sadalīta zonās, kas paredzētas dažādiem darbības veidiem. Arī Tet bija pirmais uzņēmums, kas Latvijā izveidoja šādu aktivitātēs balstītu biroju jau 2015. gadā. Darbiniekiem nav savas konkrētas darba vietas, no rīta katrs paņem savu portatīvo datoru, ar kuru var strādāt jebkurā biroja zonā. Pāreja uz šādiem darba principiem bija pagrieziena punkts uzņēmuma pārejā uz elastīgāku darba vidi, kas paredz arī iespēju strādāt no mājām, kas lieti noderēja ārkārtas situācijas izsludināšanas brīdī.
