Cilvēkresursu, laika un naudas būtisks ietaupījums – tā pavisam lakoniski var raksturot Elektronisko iepirkumu sistēmas (EIS) priekšrocības. Veicot cenu izpētes un salīdzināšanas pētījumu, secināts, ka pērn valsts un pašvaldību iestādēm EIS ir nodrošinājusi 3 482 365 latu ekonomiju.
EIS, kas ir pirmā elektronisko iepirkumu sistēma Baltijas valstīs, tika izveidota 2005. gadā. Sākotnēji sistēma startēja kā pilotprojekts.
Draudzīgākas cenas
Tā kā iestrādes bija veiksmīgas, Ministru kabinets pieņēma lēmumu šo sistēmu attīstīt, un patlaban EIS darbojas kā virtuāls tirgus laukums publiskā sektora organizācijām, kurā savas standarta preces piedāvā vairāki piegādātāji par draudzīgākām cenām, nekā tās iespējams iegādāties vairumtirdzniecībā vai rīkojot publisku iepirkumu.
EIS uzturētājs un darbības nodrošinātājs ir Valsts reģionālās attīstības aģentūra (VRAA). «EIS strādā pēc katalogu principa, kur katrā katalogā tiek iekļautas noteiktas nozares preču grupas, veidojot ekatalogus. Piegādātāju atlasei katram katalogam atbilstoši Publisko iepirkumu likuma prasībām tiek rīkota atsevišķa publiska iepirkuma procedūra (konkurss), kurā izvēlas vairākus piegādātājus, kas iegūst tiesības ievietot katalogos preces un piedāvāt tās pircējam visā kataloga darbības laikā – parasti vienu kalendāro gadu,» stāsta VRAA Elektronisko iepirkumu departamenta direktors Oļegs Fiļipovičs.
EIS sistēmā pašreiz ir 24 katalogi. Valsts pārvaldes iestādēm atbilstoši centralizēto elektronisko iepirkumu noteikumiem obligāti ir astoņi katalogi: biroja tehnika, kopētāji, lāzerdrukas iekārtas, digitālie pavairotāji un platformāta drukas iekārtas, programmatūra, biroja papīrs, pretinfekciju medikamenti, muskuļu un skeleta sistēmas medikamenti, drukas iekārtu piederumi (toneri, kārtridži) un datortehnikas katalogs, bet pašvaldībām eiepirkumu praksi tiek rekomendēts īstenot. «Daudzas pašvaldības jau ir novērtējušas EIS priekšrocības un regulāri veic pirkumus, izmantojot sistēmas ekatalogus,» teic VRAA direktore Solvita Zvidriņa.
Sistēmas priekšrocības
Ko tad iegūst sistēmas lietotājs? «Pirmkārt, iepirkumu process notiek ātrāk, piemēram, veicot klasisku iepirkumu, jārēķinās, ka process var aizņemt pat 145 dienas (iepirkuma uzsākšana, nolikuma izstrāde, iepirkuma izsludināšana, iepirkuma procedūra, piedāvājumu vērtēšana, izziņu pārbaude, rezultātu izsludināšana, sūdzību izskatīšana, līguma noslēgšana, tā izpilde), bet, veicot elektronisko iepirkumu, izpaliek daudzas iepriekšminētās darbības un no preces izvēles līdz piegādei, maksimums, aizritēs 30 dienas. Otrkārt, valsts un pašvaldību iestādes tiek atslogotas no iepirkumu organizēšanas – iepirkumi tiek veikti centralizēti, nodrošinot preču pasūtīšanu ar EIS starpniecību. Treškārt, tiek ietaupīti valsts budžeta līdzekļi, jo, centralizētajos iepirkumos apvienojot vairākus pasūtījumus, arī maza apjoma iepirkumiem tiek iegūtas pircējam izdevīgākas cenas. Ceturtkārt, par preci ir jāmaksā tikai pēc tās saņemšanas, kad ir pārbaudīta pirkuma kvalitāte, nauda piegādātājam ir jāsamaksā 30 līdz 90 dienu laikā. Piektkārt, palielinās iepirkumu procesa caurskatāmība, atklātība un informācijas pieejamība – informācija par iepirkumiem ir publiski pieejama jebkuram interesantam, kas apmeklē sistēmas mājaslapu. Un visbeidzot – ja par piegādāto preci ir kādas sūdzības, preces saņēmējs informē mūs, un VRAA sazinās ar piegādātāju, lai novērstu radušos problēmu, respektīvi, mēs kontrolējam, lai pircējs saņemtu kvalitatīvu preci, kā arī uzraugām saistību izpildi, piemēram, lai darbotos garantija. Ja radušās likstas piegādātājs nespēj novērst, piemērojam soda sankcijas, bet, ja par viņu sūdzības tiek saņemtas atkārtoti, izslēdzam no EIS piegādātāju saraksta,» uzsver O. Fiļipovičs.
Pasūtījumus veic reizi trīs minūtēs
VRAA aprēķini liecina, ka 2011. gadā EIS mūsu valsts un pašvaldību iestādēm ir nodrošinājuši 3 482 365 latu ietaupījumu (3 023 000 latu tiešais ietaupījums (cenu starpība EIS katalogā un preču vairumtirdzniecībā), 459 165 latu – netiešais jeb administratīvo izdevumu ietaupījums, rīkojot iepirkuma procedūru).
«Šī gada pirmajā pusgadā valsts un pašvaldību iestādes preces EIS ir iegādājušās par 7,6 miljoniem latu un pasūtījumi no kataloga ir veikti reizi 3 minūtēs. Viena darījuma vidējā summa ir 384 lati. Salīdzinot ar pagājušo gadu EIS preču piegāžu skaits jau pirmajā pusgadā ir pieaudzis par 200%, sasniedzot 19 806, savukārt, darījumu summa ir pieaugusi par 95%, sasniedzot 7 602 191 latu,» teic VRAA direktore.
Valsts un pašvaldību iestādes visvairāk pēc skaita ir iegādājušās kancelejas (A4 mapes ātršuvēji), saimniecības preces (roku papīra dvieļi) un biroja papīru (A4 papīrs). Bet pēc izlietotā finansējuma vislielāko apgrozījumu veido galda datori un serveri, kas kopumā ir iegādāti par 2,4 miljoniem latu. Nākamā pirktākā preču grupa EIS ir medikamenti un medicīnas preces, kur kopējais apgrozījums ir sasniedzis 1,7 miljonus latu, no tiem vislielāko apgrozījumu veido preparāts tuberkulozes ārstēšanai. Trešā pirktākā preču grupa ir toneri, veidojot 0,9 miljonu latu apgrozījumu.
«No 366 reģistrētājām valsts un pašvaldību iestādēm 2012. gada 1. pusgadā EIS preču iegādei izmantoja 294 iestādes, no kurām šogad 35 iestādes iepirkumus veikušas pirmo reizi. Preces EIS piedāvā 116 uzņēmumi, tai skaitā vairāki ražotāji no Latvijas. Taču mūsu mērķis šogad ir palielināt Latvijā ražoto preču īpatsvaru katalogos,» piebilst O. Fiļipovičs.
Soli priekšā citām valstīm
Sistēmas izstrādātāja AS RIX Technologies valdes locekle Eva Butāne norāda, ka EIS ne tikai ļauj ietaupīt valsts un pašvaldību līdzekļus, bet būtiski atvieglo arī komersantu iespējas un veidus piedalīties valsts iepirkumos. «IKT jomas attīstība maina valsts pārvaldes darba metodes. Epakalpojumu un epārvaldes attīstība rada iespējas vienlaikus piedāvāt labāku servisu, paaugstināt efektivitāti un samazināt pakalpojumu sniegšanas un arī saņemšanas izmaksas. EIS lietošanas paplašināšanās parāda, ka Latvija citu valstu starpā neatpaliek eiespēju piedāvāšanā iedzīvotājiem un jaunu epakalpojumu ieviešanā. Gluži otrādi – Latvijas piemērs atklāj, cik ekonomiski izdevīga valstij, ērta komersantiem un caurspīdīga ikvienam sabiedrības loceklim ir elektroniskās iepirkumu sistēmas lietošana,» skaidro E. Butāne.
Domājot, kā vēl pilnveidot sistēmu un atvieglot pasūtītāja un piegādātāja sadarbību, VRAA drīzumā uzsāks realizēt ERAF projektu, kura mērķis ir iepirkuma procedūru norises elektronizācija, palielinot efektivitāti un samazinot administratīvos izdevumus, veidojot trīs apakšsistēmas: eizziņas, eizsoles, ekonkursi. «Piemēram, šobrīd pasūtītājs no piegādātāja prasa rakstisku izziņu no Valsts ieņēmumu dienesta par to, ka piegādātājam nav nodokļu parādi. Īstenojot projektu, izziņas varēs dabūt elektroniskā veidā, tādējādi ietaupīsies gan laiks, gan nauda, turklāt visi procesi notiks operatīvāk,» skaidro S. Zvidriņa. Viņa arī piebilst, ka projekts palīdzēs realizēt kopējo Eiropas Savienības (RS) stratēģiju, proti, Eiropas Komisija ir pieņēmusi lēmumu, ka līdz šā gada beigām tiks izstrādāti normatīvie akti, kas paredzēs, ka visām dalībvalstīm līdz 2015. gadam būs jāpāriet uz elektronisko iepirkumu. Jāpiebilst, Eiropas Komisija lēš, ka tikai aptuveni 5% no iepirkumu procedūrām 2009. gadā tika veiktas elektroniski. Tā arī aprēķinājusi, ka, pilnībā īstenojot elektroniskā iepirkuma procedūras visā ES, ir iespējams panākt vērā ņemamus efektivitātes ieguvumus: dažas aplēses liecina, ka šie neizmantotie ietaupījumi varētu sasniegt pat 50 līdz 70 miljardus eiro gadā.
Ietaupa arī uzņēmumi
Pēc aptuvenām aplēsēm, vienas klasiskās publiskās iepirkuma procedūras administratīvās izmaksas ir vidēji 812 eiro. Aptuveni šādu naudas summu iestādes ietaupa ikreiz, izmantojot EIS, taču arī uzņēmumiem dalība iepirkumos saistīta ar administratīvo resursu piesaisti piedāvājumu sagatavošanai, iesniegšanai un citām darbībām, tāpēc izveidotā sistēma ļauj arī komersantu resursus tērēt racionālāk un iepirkumos startēt attālināti.
***
VIEDOKLIS
Valsts sociālās aprūpes centra Rīga Administratīvās nodaļas vadītājs Aldis Ezeriņš norāda, ka sistēma ir sevi apliecinājusi kā darboties spējīgs un uzticams instruments iestādes vajadzību nodrošināšanai. Pieredze liecina, ka būtiskākie iestādes ieguvumi, veicot iepirkumus EIS, ir:
• iepirkumu veikšana šajā sistēmā nodrošina iepirkuma procedūras atklātumu un pārskatāmību, kā arī kontroles un uzraudzības iespējas iestādē;
• izslēdz iepirkumu pārsūdzības iespējas un korupcijas risku, kā arī nevienlīdzīgas attieksmes risku pret pretendentiem un nepamatotu prasību iekļaušanas risku, un kļūdas iespējas iepirkumu procedūru dokumentos,
• atvieglo iestādes iepirkumu administrēšanu kopumā, samazina administratīvā darba slodzi, ekonomē laika resursus, tehniskos līdzekļus, kā arī samazina materiālo resursu patēriņu, jo darbs pārsvarā noris, izmantojot elektronisko saziņu.
• nav nepieciešams veidot iepirkuma komisiju.
• sistēmā pieejams plašs preču sortiments, līdz ar to – plašākas preču izvēles tiesības pasūtītājam.
• EIS nodrošina arī iespēju saņemt atskaites par veiktajiem iepirkumiem, dažādos griezumos.
• pievienošanās EIS un darbs ar to nav sarežģīts un nerada pasūtītājam papildu grūtības vai saistības, izņemot Vispārīgās vienošanās nosacījumus.