Kā no “Excel” haosa pāriet uz gudru sistēmu: SIA “Līvmale” digitalizē mājražošanu

Mazam uzņēmumam vai mājražotājam sākumā viss ir šķietami vienkārši – daži produkti, pāris klientu un “Excel” tabula, kurā iespējams izsekot līdzi izmaksām un pasūtījumiem. Taču, uzņēmumam augot, manuālie procesi sāk kavēt darba efektivitāti. To pieredzējusi arī SIA “Līvmale”, kas strādā ar zīmolu “Wild’n’Free” un piedāvā dažādus medījuma gaļas produktus.

“Šodien uzņēmuma sortimentā ir ap 40 dažādu produktu, ir interneta veikals un pieaugošs klientu loks, un izaugsme kļuva par galveno iemeslu, kādēļ uzņēmums sāka aktīvi domāt par digitalizāciju un dažādu līdzfinansējuma programmu izmantošanu,” pieredzē dalās uzņēmuma īpašnieks un vadītājs Justs Dzedons.

“Wild’n’free”, kas atrodas Melnsilā, nodarbojas ar medījuma gaļas produktu ražošanu, izmantojot tikai reālās medībās iegūtu medījumu. Zīmola sauklis - tik dabisks, cik dabisks var būt. Vasaras periodā uzņēmums Ziemeļkurzemes piekrastes baudītājiem piedāvā arī mājās gatavotus medījuma gaļas burgerus un steiku ēšanai uz vietas mājas kafejnīcā. Tāpat arī “Wild’n’free” ar izbraukuma treileri piedalās dažādos brīvdabas pasākumos, piemēram, pilsētas svētkos un festivālos, kur pasākumu apmeklētājiem piedāvā nobaudīt brieža gaļas produktus, tostarp burgerus, kā arī “fast food-slow food” maltītes.

Kad ar “ekseli” vairs nepietiek. Vadības sistēma ļauj redzēt reālo situāciju

Sākotnēji visa ražošanas uzskaite tika veikta “Excel” tabulās. Uzņēmuma īpašnieks atzīst - lai gan viņam patīk strādāt ar tabulām, augot saražotajai produkcijai, laika patēriņš, kas tika veltīts uzskaitei, kļuva nesamērīgs: “Sapratu, ka reāli trīs dienas nedēļā pavadu “ekselī”, skaitot sieru, piparus, sāli, čili, mērci un “velkot” to visu kopā.”

Būtiska problēma: pieauga ne tikai produktu skaits, bet arī izmantoto izejvielu daudzveidība un cenu svārstības. Vienam produktam var būt piecas sastāvdaļas, citam - pat piecpadsmit vai divdesmit. Turklāt katrai izejvielai ir savas iepirkuma partijas un cenas. “Ir tikai likumsakarīgi, ka tu kā ražotājs vēlies saprast, ko esi pagatavojis un cik tas ir izmaksājis. Ja kaut ko pārdod, ir jāsaprot, kas veido cenu un kāda būs tava peļņa,” viņš uzsver.

Īpaši problemātiskas kļuva nianses, kas ikdienā šķiet nenozīmīgas. Piemēram, daži grami piparu vai neizmantotās kāpostu lapas. It kā tās ir nelielas izmaksas, taču gada griezumā summas kļūst būtiskas. “Uz vienu partiju tiek iztērēti, piemēram, trīs grami piparu. Gada laikā tie ir nevis trīs grami, bet jau 15 kilogrami. Un 15 kilogrami piparu tomēr kaut ko maksā,” skaidro uzņēmējs un atzīst - rezultātā gada beigās bija sajūta, ka ir iztērēti vairāki tūkstoši eiro, bet nebija īsti skaidrs, par ko.

Lai atrisinātu šo problēmu, uzņēmums ar Atveseļošanas fonda līdzfinansējumu ieviesis biznesa vadības un uzņēmuma resursu vadības sistēmu MONEO, kas pielāgota konkrētā uzņēmuma vajadzībām. Tajā tiek ievadītas precīzas receptes, faktiskie izlietojuma apjomi, darba stundas un izmaksas. “Bez sistēmas, kas reāli uzskaita visu pa pozīcijām un seko līdzi noliktavas krājumiem, šobrīd būtu pagrūti strādāt,” stāsta uzņēmuma īpašnieks. Tagad katram produktam sistēmā ir precīzi definēta recepte, bet darbinieki papildus atzīmē arī reāli izmantoto daudzumu. Tas ļauj salīdzināt teorētiskās izmaksas ar faktiskajām.

Sistēma ļoti ātri palīdzēja atklāt problēmproduktus un neefektivitāti dažādās pozīcijās. “Pirmajos pāris mēnešos es pamanīju, ka bija vairāki produkti, kuriem reālā pašizmaksa nebija tā, ko es biju iedomājies,” saka Justs. Dažkārt problēma bija dārgākās izejvielās, reizēm - neplānotos pirkumos vai neefektīvā ražošanā. Šie secinājumi palīdzēja pieņemt daudz precīzākus lēmumus par atsevišķiem produktiem, piemēram, paaugstināt to cenu, mainīt recepti vai pavisam atteikties no produkta ražošanas.

Trīs dienu darbu var paveikt dažās stundās

Ieviestā vadības sistēma ievērojami atvieglojusi arī ikdienas administratīvos darbus. Sistēmā tiek uzskaitītas ne tikai izejvielas, bet arī darbinieku nostrādātās stundas konkrētu produktu ražošanā. “Tagad, kad mēneša beigās jāskaita algas, man vairs nav jāiet cauri garam sarakstam. Es varu daudz ātrāk aprēķināt atalgojumu, un samazinājies arī cilvēciskās kļūdas risks. Kopējais ieguvums ir ļoti jūtams. Tas, ar ko agrāk trīs dienas nedēļā nodarbojos “Excel” tabulās, tagad tiek paveikts dažās stundās,” ieguvumus uzskaita uzņēmējs.

Justs gan uzsver, ka digitalizācijas ieviešana nav tūlītējs process. Lai pilnvērtīgi apgūtu sistēmu, pagājis aptuveni pusgads. Sākumā kļūdu netrūka, piemēram, nebija ievadītas darba stundas, bija norādītas nepareizas cenas vai izvēlētas neīstās sastāvdaļas. Taču, kā saka uzņēmējs, ilgtermiņā programmas apguvē ieguldītais laiks atmaksājies.

Šobrīd uzņēmums jau sper nākamo soli attīstībā un ar līdzfinansējuma palīdzību tiek veidots mākslīgā intelekta (MI) risinājums interneta veikala klientu apkalpošanai. Plānots, ka sistēma automātiski apstrādās pasūtījumus, nodos tos kurjeriem un arī sazināsies ar klientiem pēc piegādes. Tāpat MI analizēs klientu paradumus un palīdzēs sagatavot personalizētus piedāvājumus.

“Esam secinājuši, ka mūsdienu klientiem svarīga ir komunikācija un sajūta, ka par viņiem neaizmirst. Ja tu ar pircēju vispār nerunā, tad viņš pie tevis varbūt arī vairs nemaz neko nepirks. Mazajiem interneta veikaliem bieži pietrūkst tieši ātras un regulāras komunikācijas ar klientiem, kamēr lielie tirgotāji to jau dara automātiski,” uzskata Justs.

Laiks - uzņēmuma vērtīgākais resurss: no līdzfinansējuma projektiem nav jābaidās

Uzņēmuma attīstībā ļoti svarīga nozīme bijusi dažādiem atbalsta instrumentiem, kas saņemti ar Latvijas Investīciju un attīstības aģentūras (LIAA), Lauku atbalsta dienesta un citu fondu programmām. Uzņēmums jau realizējis vairākus - kopumā aptuveni astoņus - līdzfinansējuma projektus, un ir arī tādi, kas šobrīd ir procesā. Justs mazos uzņēmējus aicina nebaidīties piesaistīt profesionāļus projektu sagatavošanai.

Latvijā ir pietiekoši daudz konsultantu, kas ar to nodarbojas. Mans ieteikums - nepažēlojiet naudu, ko jūs viņiem samaksāsiet, jo jebkurā gadījumā ietaupīsiet gan savus nervus, gan laiku. Uzņēmēji bieži baidās no birokrātijas, taču profesionāļi palīdz izvairīties no kļūdām un būtiski atvieglo projektu rakstīšanas un iesniegšanas procesu.

Justs uzskata, ka digitalizācija nav modes tendence, bet nepieciešamība, īpaši mazajiem uzņēmumiem. Galvenais ieguvums ir iespēja ietaupīto laiku veltīt svarīgākām lietām - pārdošanai, mārketingam un attīstībai. “Jebkura lieta, kas kaut kādā veidā robotizējas vai automatizējas, palīdz ietaupīt laiku. Uzņēmuma izaugsmi bieži bremzē tieši rutīnas darbi - ja tu laiku pavadi sausos ciparos vai atskaitēs, vai rutinētos darbos, kas nekādu pienesumu nedod tavai iespējai pārdot, uzņēmuma izaugsme tiek bremzēta,” uzskata Justs. Viņaprāt, digitalizācija ļauj uzņēmējam fokusēties uz būtiskāko - klientu piesaisti, pārdošanu un uzņēmuma attīstību. “Cik varēsi pārdot, tik liels arī būs tavs uzņēmums,” noslēgumā piebilst “Wild’n’Free” dibinātājs.

Latvijas uzņēmējiem ir pieejams plašs valsts un Eiropas Savienības finansēts atbalsts uzņēmējdarbības attīstībai, kas apkopots vienotajā uzņēmēju portālā "business.gov.lv" un tā apakšvietnē "liaa.business.gov.lv". Tur uzņēmumi var atrast informāciju par dažādām programmām - sākot no finansējuma inovāciju un jaunu produktu attīstībai, eksporta veicināšanas un starptautiskās sadarbības iespējām līdz grantiem uzņēmumu digitalizācijai, tehnoloģiju ieviešanai un produktivitātes paaugstināšanai.

Projekts tiek līdzfinansēts no Eiropas Savienības Atveseļošanas fonda (NextGenerationEU) Kohēzijas politikas programmas 2021.-2027. gadam budžeta līdzekļiem. Raksta tapšana finansēta ar Atveseļošanas fonda atbalstu, un paustie uzskati un viedokļi ir tikai autora(-u) uzskati un viedokļi un ne vienmēr atspoguļo Eiropas Savienības vai Eiropas Komisijas uzskatus un viedokļus. Par tiem nav atbildīga ne Eiropas Savienība, ne Eiropas Komisija.