Kopš Mežaparka Lielās estrādes apsaimniekošanas pārņemšanas SIA "Rīgas meži" ik gadu potenciālajiem estrādes nomniekiem uzsvērusi koru tribīņu ietilpības ierobežojumu, tomēr brīdinājumi par pieļaujamo estrādes piepildījumu ļoti bieži tikuši ignorēti.
Arī šogad uzņēmums gan Valsts izglītības satura centru, gan Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienestu (VUGD), gan Latvijas Nacionālo kultūras centru (LNKC) rakstiski informēja par to, ka estrādes maksimālā ietilpība ir 6000 cilvēku. Vēstules minētajām iestādēm izsūtītas maija otrajā pusē.
Tajās "Rīgas meži", uzsverot gaidāmos VIII Ziemeļu-Baltijas valstu dziesmu un deju svētkus, kā arī XI Latvijas skolu jaunatnes dziesmu un deju svētkus, lūguši ņemt vērā maksimālo dalībnieku skaitu, plānojot dalībnieku izvietojumu koru tribīnēs. Vēstulē VUGD "Rīgas meži" arī uzsvēra, ka līdz tam brīdim uzņēmums no svētku organizatoriem nebija saņēmis informāciju par plānoto dalībnieku skaitu koru tribīnēs.
Atbildot uz LNKC direktores Signes Pujātes pausto neizpratni par estrādes tribīņu maksimālo ietilpību, "Rīgas meži" vēl jūnija vidū norādīja, ka maksimālā estrādes ietilpība, proti, 6000 cilvēku, noteikta pēc 2007.gada estrādes rekonstrukcijas darbiem un līdz šim laikam nav mainīta.
"Rīgas meži" norādīja, ka arī pirms 2013.gadā notikušajiem XXV Vispārējiem latviešu Dziesmu un XV Deju deju svētkiem uzņēmums informējis to rīkotājus par lielās estrādes tribīņu ietilpības ierobežojumiem. Rezultātā, lai palielinātu izvietojamo koristu skaitu, abās estrādes pusēs izbūvēti dēļu podesti.
Uzņēmums ir kategoriski noraidījis svētku māksliniecisko vadītāju izteikto ideju no tribīnēm demontēt koristu sēdēšanai paredzētos solus, lai tādējādi palielinātu koristu skaitu.
Vēstulē LNKC "Rīgas meži" norādīja, ka varētu pieņemt, ka praksē koru tribīnes var uzņemt lielāku dziedātāju skaitu. Turklāt pastāv tendence katros svētkos uzstādīt jaunus koristu skaita rekordus, neskatoties uz to, ka estrādes tribīņu kapacitāte vienmēr palikusi nemainīga.
"Rīgas meži" uzsvēra, ka pēdējo gadu notikumi Latvijā, kas saistīti ar būvnormatīvu pārkāpumiem, paaugstinātās atbildīgo institūciju prasības un apsaimniekotāju atbildība liek ievērot sākotnēji noteiktās būvju ekspluatācijas normas.
Kā skaidrots būvinženiera Aigara Ūdra ziņojumā par maksimālo pieļaujamo personu skaitu Lielās estrādes dziedātāju tribīnēs, Mežaparka Lielās estrādes kapitālā remonta projekts izstrādāts 1984.gadā. Tā konstruktīvajā daļā tika paredzēts tribīnes kāpi pastiprināt, monolīti betonējot virs esošajiem pakāpieniem jaunus. Bojātie pakāpieni tika saglabāti, kļūstot par ieveidņiem jaunajiem. Jaunais betonējums radīja papildu slodzes palielinājumu, veidojot apmēram pusi no tribīnēm paredzētās mainīgās lietderīgās slodzes, ko mēģinājumu un koncertu laikā rada dziedātāju kolektīvi. Vēlāk, izpētot situāciju, noskaidrots, ka tribīņu karkasa konstruktīvai risinājums savulaik ticis projektēts bez papildu nestspējas rezervēm.
Līdz ar remonta izpildi jau pirms pagājušā gadsimta deviņdesmitajos gados notiekošajiem Dziesmu svētkiem, masu pasākumu laikā tribīnēs atrodoties koristiem, konstrukcijas faktiski atradās zem tādas noslodzes, kas sasniedza to nestspēju. Toreiz aprēķinos konstatēja, ka pēc monolītā dzelzsbetona seguma izveidošanas kopējā aprēķina slodze uz slīpajām sijām palielinājās apmēram par 30%. Izvērtējot situāciju, tolaik tika ieteikts nekavējoties palielināt atsevišķu konstrukciju resursus, lai būtu iespējams pieļaut pasākumu norises, estrādes tribīnēs atrodoties cilvēkiem.
2001.gadā spēkā stājoties jauniem Eiropas standartiem, nācās apzināties, ka līdz ar Eiropas slodžu standartu un prasību ieviešanu Latvijas būvobjektos estrādes ekspluatācija objekta toreizējā risinājumā vairs nekādi nebija pieļaujama saistībā ar krasi izteiktu neatbilstību Eiropas būvnormās definētajiem drošības kritērijiem. Šie apsvērumi bija jāņem vērā 2007.-2008.gada laikā veiktajā rekonstrukcijā.
Pēc šīs rekonstrukcijas nav veikti nekādi tribīņu kāpi balstošo konstrukciju uzvedības jeb izturēšanās monitoringa darbi, līdz ar to visi apsvērumi par situācijas uzlabošanos zināmā mērā bija vien teorētiski.
Izšķirošu faktoru ieņem vietu skaits tribīnēs un platība, kas atvēlēta vienam dziedātājam. Ņemot vērā to, ka tribīnēs vienlaicīgi atrodas arī dežūrējošais medicīniskais personāls un citi dažādu apkalpojošo struktūrvienību darbinieki, par maksimālo pieļaujamo noteiktais dziedātāju kopskaits ir 5800, ja tie ir pieaugušie, faktiski atvēlot katram apmēram 0,5 metru platu zonu, un 6400, ja tie ir bērni. Tāpat minēto pasākumu laikā obligāti jāievēro, ka uz tribīnēm esošajiem koru dalībniekiem nekādā ziņā nav pieļaujams masveidā sinhroni veikt dinamiska rakstura ritmiskas un tieši tribīņu kāpes noslodzi palielinošas kustības, kas iesvārsta būvstruktūras, piemēram, visiem kopā vienlaicīgi izpildot palēcienus, veidojot tā dēvēto vilni, vai rīkojoties tamlīdzīgi.
Pirms šīs vasaras svētkiem, kuri bija paredzēti Mežaparka Lielajā estrādē, "Rīgas mežiem" bija jāveic darbības, kas kā neatliekamas formulētas rezumējumā par estrādes jumta un tā konstrukcijas kopējo ekspluatācijas drošumu, kā arī rezumējumā par estrādes ēkas būvstruktūras būtiskākajām nepilnībām. Kā aģentūrai LETA pastāstīja "Rīgas mežu" pārstāvis Edgars Vaikulis, līdz vasarā notiekošajiem pasākumiem bija nepieciešams impregnēt koka sijas, restaurēt skaņu vairogus un veikt vēl dažus darbus. Tie tikuši paveikti.
Kā ziņots, aizvadīto XI Latvijas skolu jaunatnes dziesmu un deju svētku noslēguma koncertā Mežaparka estrādē uz skatuves bija divreiz vairāk bērnu, nekā rekomendēts būvinženieru drošības atzinumā, rakstīja žurnāls "Ir". Kā izdevumam bija stāstījis "Rīgas mežu" valdes loceklis Vaikulis, izstrādātais drošības atzinums paredzēja, ka estrādes tribīnes var uzņemt 6000 cilvēku, bet šo rekomendāciju organizatori pārkāpuši uz pusi.