Pēc novadu reformas jaunizveidotās apvienotās pašvaldības saskaras ar nopietnu izaicinājumu – kā apvienot visu bijušo novadu informācijas un dokumentu vadības sistēmas. Vairums pašvaldību izvēlas pilnīgāko un aptverošāko vienas pašvaldības lietoto risinājumu, kurā integrē pievienoto pašvaldību informācijas tehnoloģiju sistēmas, bet bijušajās sistēmās uzkrāto informāciju saglabā kā arhīvu.
Valmiera kā pamatu jaunizveidotā novada dokumentu vadības sistēmai izvēlējusies Valmieras pašvaldības lietoto kompānijas Rix Technologies veidoto sistēmu Namejs, kurai pievieno pārējo novadu iestāžu dokumentu vadības iespējas. Tā kā gandrīz katrā no pievienotajiem novadiem bijusi cita lietvedības sistēma, integrēt tās jaunajā sistēmā būtu pārāk dārgi un nelietderīgi. Tādēļ tās nolemts saglabāt kā arhīvus, kuros varēs iegūt informāciju, bet nevarēs veikt jaunus ierakstus.
Valmieras novada informācijas tehnoloģiju nodaļa vadītājs Edgars Martinsons stāsta, ka redz lielu ieguvumu pārvaldes centralizēšanā, visu iestāžu datus apstrādājot vienotā sistēmā pēc pieņemtajiem standartiem. Par pamatu tiek ņemta dokumentu vadības sistēma Namejs, kurai pievienoti lietotāji un funkcijas no visām jaunizveidotā novada iestādēm.
Pirms izvēlēties, kuru sistēmu ņemt jaunajam novadam par pamatu, veikta nopietna izpēte. Tajā konstatēts, ka visplašākās iespējas ir tieši sistēmai Namejs. Pētītas gan uzturēšanas izmaksas, gan lietotāju ērtums, gan funkcionalitāte.
Izdoti arī īpaši noteikumi, kas nosaka, ka ir jāveido datu arhīvi. Tas nozīmē, ka bijušās sistēmas vairs netiks lietotas un uzturētas, taču tajās esošajai informācijai varēs piekļūt bez iespējām veikt jaunus ierakstus. “Bijušie lietvedības dati tiek uzturēti kā datu arhīvi. Tika konstatēts, ka apvienot šīs sistēmas nav lietderīgi, jo katrā tiek izmantots cits datu un failu formāts,” norāda Martinsons.
Ķekavas novada domes administratīvās pārvaldes informācijas tehnoloģiju vadītājs Mārtiņš Egle stāsta, ka arī jaunizveidotajā Ķekavas novadā lietos Rix Technologies izstrādāto Namejs, lai gan pievienotajā Baldones novadā izmantots ZZ dats risinājums. Tomēr par atbilstošāko apvienotās pašvaldības vajadzībām atzīts tieši Namejs. “Šis risinājums ir plašāks un ietilpīgāks, kā arī funkcionāli bagātāks, tādēļ arī izvēle krita par labu Namejs,” skaidro Egle.
Pagaidām notiek jaunu funkciju un iestāžu pievienošana esošajai sistēmai, bet nākotnē plānots manuāli pārnest arī otras sistēmas datus uz jauno sistēmu. Sistēmu apvienošanas darbi joprojām ir procesā, norāda Egle, piebilstot, ka vitāli svarīgais jau ir pārnests, bet pārējo veiks laika gaitā. Viņš prognozē, ka visam procesam būs nepieciešams vismaz mēnesis.
Kuldīgas novadā jaunpievienoto novadu informācijas tehnoloģiju saimniecības pievienošana nav radījusi grūtības, jo gan Skrundā, gan Alsungā ar IT speciālistiem izdevies konstruktīvs dialogs un domstarpību nav bijis. Kā norāda Kuldīgas novada informācijas un tehnoloģiju speciālists Dzintars Vērenieks, šajās pilsētās strādā viņa bijušie kolēģi, tādēļ kopīga valoda atrasta uzreiz. “Mēs jau laikus gatavojāmies, bijām ciemos gan Alsungā, gan Skrundā. Mums ir uztaisīta ļoti laba IT bāze, ir gan resursi, gan varēšana,” norāda Vērenieks.
Sistēmas dažādos novados bijušas atšķirīgas, bet grāmatvedības sistēma viena un tā pati. Līdz ar to atlika tikai sapludināt datus. Nepieciešamie dati jau ir pārnesti apvienotajā sistēmā. Ar lietvedības sistēmām nav bijis tik vienkārši, jo tās katrā novadā bijušas atšķirīgas. Izlemts, ka jaunajā novadā lietos sistēmu Namejs, bet bijušās sistēmas vēl kādu laiku tiks uzturētas datu ieguves vajadzībām, bet pēc tam tiks glabātas kā arhīvi.
Vienotas IT sistēmas izveide apvienotajās pašvaldībās ļaus iedzīvotājiem būt pārliecinātiem, ka jebkurā vietā novadā saņemta informācija tiks apstrādāta pēc vienota procesa un principiem. Netiks aizmirsta un pazaudēta arī iepriekšējā informācija, kuru katra pašvaldība izvēlēsies vai nu integrēt jaunajā sistēmā vai glabāt kā arhīva materiālus.
