Tieslietu ministrijas Ieslodzījuma vietu pārvaldes darbinieki jau gadu lieto vienotu, visaptverošu un centralizētu elektronisku informācijas sistēmu ieslodzīto personu uzskaitei, informācijas analīzei, ikdienas procesu atbalstam un nākotnē – arī informācijas apmaiņai ar citām tieslietu jomas iestādēm.
Ieslodzījuma vietās esošo personu elektroniskās uzskaites valsts informācijas sistēma Latvijā tika ieviesta pirms gada, lielā mērā pateicoties Norvēģijas finanšu instrumentam, kas piešķīra finansējumu. Sistēmu izstrādāja AS RIX Technologies, kas ir viens no IKT nozares pieredzējušākajiem uzņēmumiem valsts nozīmes informācijas sistēmu izstrādē.
Ieslodzīto informācijas sistēma (IIS) ir ieviesta Ieslodzījuma vietu pārvaldē (IeVP) un visās 12 ieslodzījuma vietās. Tāpat tehniski nodrošināta iespēja pieslēgties sistēmai un veikt pilnvērtīgu un visaptverošu informācijas apmaiņu ar citām valsts iestādēm, kurām šāda informācija ikdienas darbā ir nepieciešama, piemēram, Tiesu administrāciju, prokuratūru, Valsts probācijas dienestu, Valsts policiju un Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldi.
Ieslodzījuma vietu pārvaldes priekšnieks ģenerālis Visvaldis Puķīte ieslodzīto elektroniskās informācijas sistēmas ieviešanu cietumos salīdzināja ar lēcienu no akmens laikmeta uz 21. gadsimta tehnoloģijām. Un, pēc viņa teiktā, šādai ērtai un visaptverošai sistēmai ieslodzīto uzskaitē vajadzēja Latvijā darboties jau sen, jo, kā liecinot prakse, bieži vien tieši ātras un operatīvas informācijas apmaiņas trūkums apgrūtina vairāku tiesībsargājošo iestāžu darbu un tiešo funkciju veikšanu.
Visi dati vienuviet
Ieslodzīto informācijas sistēmā ir apkopots plašs datu apjoms par visām personām, kas atrodas ieslodzījuma vietās, sākot no ieslodzītās personas dzimšanas datiem – vārda, uzvārda, tēva vārda, personas koda, tautības, pilsonības – un beidzot ar viņa nosliecēm – uz alkohola un narkotiku lietošanu, noslieci uz pašnāvības izdarīšanu, vardarbību un citām. Līdz šim IeVP visu šāda veida informāciju dokumentēja papīra formātā, kas prasīja ļoti lielu personāla un tehnisko resursu patēriņu un vienotas datubāzes trūkuma dēļ liedza pilnvērtīgi izmantot uzkrāto informāciju.
Tā, piemēram, lai noskaidrotu, vai persona X atrodas ieslodzījuma vietā un tieši kurā, pārvaldes darbiniekam telefoniski bija jāzvana visiem divpadsmit Latvijas cietumiem, lai šo informāciju iegūtu. Savukārt pēc jaunās sistēmas izveides atliek vien ieslēgt datoru, atvērt datubāzi un dažu sekunžu laikā jebkurā diennakts laikā noskaidrot nepieciešamo informāciju. «Jaunajā sistēmā vienuviet ir apkopota visa tā pati informācija par ieslodzītajiem, kas kādreiz bija pieejama papīra formātā dažādās brīvības atņemšanas iestādēs. Īsumā sakot, šajā sistēmā ir viss,» lakoniski sacīja V. Puķīte.
Ērta informācijas apmaiņa
AS RIX Technologies skaidro, ka papildu informācijas apkopošanai un uzkrāšanai, kā arī ikdienas funkciju atbalstam, ko sistēma nodrošina, būtisks ieguvums ir nodrošinātā iespēja veikt datu apmaiņu ar citām sistēmām. Gada laikā sistēmu ir sākuši lietot ap 400 iestādes darbinieku, taču paredzēts, ka jau tuvā nākotnē sistēmas lietotāju skaits daudzkārt palielināsies. Sistēma veidota tā, lai tehniski nodrošinātu iespēju ne tikai brīvības atņemšanas iestāžu, bet arī tiesu, policijas, prokuratūras, probācijas un citu saistīto iestāžu darbiniekiem saņemt darbam nepieciešamās ziņas no sistēmas. «Tas, cik intensīvi šīs iestādes vēlēsies izmantot sistēmas nodrošinātās iespējas, ir atkarīgs gan no iestāžu vēlmes ieviest savā darba ikdienā šādu datu apmaiņu, gan no šo iestāžu darbiniekiem. Sistēma veidotā tā, lai, piemēram, policijas iecirkņa inspektors automātiski varētu saņemt informāciju par to, ka drīzumā no ieslodzījuma iznāks viņa iecirknī deklarēta persona. Savukārt probācijas dienesta darbiniekiem šī sistēma ļautu piekļūt informācijai par personas uzvedību, tendencēm un pārkāpumiem ieslodzījuma vietā,» sistēmas iespējas raksturoja AS RIX Technologies valdes locekle Eva Butāne.
Sistēma – solis uz modernizāciju
V. Puķīte stāstīja, ka šīs sistēmas izstrādāšana un ieviešana prasījusi aptuveni divus gadus, jo atšķirībā, piemēram, no Igaunijas Latvijā nav vienotas valsts informatīvās uzskaites sistēmas. Tas sistēmas savienošanu ar citām datubāzēm padarīja sarežģītāku. Tāpēc Lietuva un Igaunija šajā ziņā ir soli priekšā Latvijai. Tomēr, neskatoties uz to, IIS darbojas sekmīgi jau gadu.
Programmatūru izstrādātājam AS RIX Technologies ir liela pieredze valsts nozīmes informācijas sistēmu izstrādē. AS RIX Technologies izstrādājis Nacionālo vīzu informācijas sistēmu, vēlētāju reģistru, vienoto migrācijas informācijas sistēmu, valsts pārbaudījumu informācijas sistēmu, vienoto valsts arhīvu informācijas sistēmu un citas.
«Pirms gada ieviešot sistēmu, apzinājāmies, ka tas ir būtisks, taču tikai viens no soļiem ceļā uz Ieslodzījuma vietu pārvaldes darba modernizāciju. Izveidotā sistēma ir pamats tam, lai daudzu procesu vadība un koordinēšana ieslodzījuma vietās notiktu efektīvāk, taču citu klientu pieredze rāda, ka, izmēģinot šāda mēroga sistēmas nodrošinātās priekšrocības, iestāžu darbinieki saskata veidus, kā vēl vairāk modernizēt un optimizēt darbu, izmantojot informācijas tehnoloģiju sniegtās iespējas,» skaidro Eva Butāne.
«Jau šobrīd IIS paver tādas iespējas, kādas agrāk mums nebija, taču sistēma joprojām tiek uzlabota un pilnveidota. Konsultējoties ar izstrādātāju, vēl risinām dažādus tehniskos jautājumus, jo ikdienas darbs atklāj veidus, kā procesus vēl vairāk uzlabot, izmantojot sistēmas nodrošinātās iespējas. Paredzams, ka nākotnē sistēma noteikti būs vēl aptverošāka un funkcionāli bagātāka,» sacīja V. Puķīte.
Darbiniekiem jauni izaicinājumi
Jaunās sistēmas izveide gan nenozīmē, ka ieslodzījumu vietās vairs nebūs nekādu dokumentu papīra formātā. Tāpat kā iepriekš, arī nākotnē virkne dokumentu vēl tiks noformēti un saglabāti papīra formātā, tomēr V. Puķīte uzskata, ka sistēmas lietošana samazina kopējo darba apjomu un padara to efektīvāku. «Līdz ar sistēmas ieviešanu daļai darbinieku nācās apgūt jaunas prasmes, taču jau šobrīd ir redzams, ka ieguvums ir būtisks, tajā skaitā arī līdzekļu ekonomijā,» sacīja V. Puķīte.
Jaunās sistēmas ieviešana nav izmainījusi Ieslodzījuma vietu pārvaldes darbinieku skaitu – tas ir palicis iepriekšējais. Lai gan jaunā sistēma atvieglo darba procesu, pašlaik sistēmā tiek ievadīta ne tikai aktuālā darba informācija, bet arī senāki dati.
«Ieviešot šāda veida sistēmas, ir jārēķinās, ka darbiniekiem, kas līdz šim ar informācijas ieguvi, glabāšanu, analizēšanu un apstrādi saistītos procesus veikuši manuāli, vajadzīgs laiks, lai apgūtu, izprastu un novērtētu jaunās sistēmas funkcionalitāti un priekšrocības. Nenoliedzami būtisks ieguvums ir virknes procesu automatizācija, ko nodrošina sistēma. Darbiniekiem vairs nav jākalkulē personas soda izciešanas termiņa beigu datums.Tāpat ir izslēgts cilvēciskais faktors jautājumos par to, cik tikšanās reizes, pienesumi vai telefona zvani konkrētajam ieslodzītajam ir atļauti saskaņā ar soda mēru. Sistēma to aprēķina, turklāt uzkrāj datus par notikušajām darbībām, apmeklētājiem, tikšanās vai telefona zvanu laiku un pienesumu saturu, tādējādi nodrošinot to, ka attiecībā uz visiem ieslodzītajiem tiks ievēroti vienlīdzīgi principi, pārkāpumi un cita informācija tiks fiksēta, analizēta un saglabāta,» norāda E. Butāne.
V. Puķīte skaidro, ka jaunās sistēmas lietošanā cilvēciskais faktors tomēr saglabājas. «Daudz kas ir atkarīgs no darbinieka, kas ievada datus, – vai tiek ievadīta visa nepieciešamā informācija, cik precīzi tas tiek izdarīts,» skaidroja V. Puķīte.
Svarīga datu aizsardzība
Viena no svarīgām aktivitātēm sistēmas ieviešanas procesā bija arī informācijas drošības un datu kvalitātes pasākumi. To ietvaros izstrādāta informācijas sistēmas drošības politika un dokumenti. Pirmkārt, informācijas sistēma nav pieejama publiski vai no ārpuses. Otrkārt, pieeja noteiktai informācijai ir tikai noteiktiem Ieslodzījumu vietu pārvaldes un saistīto iestāžu darbiniekiem. Treškārt, tā fiksē, kurš darbinieks un kad to ir lietojis. Tas nozīmē, ka Ieslodzījumu vietu pārvaldē strādājoša apkopēja pie sistēmā esošās informācijas netiek. Tāpat kā ikvienam darbiniekam nav pieejami pilnīgi visi sistēmā esošie dati.
***
SVARĪGI
Ieslodzīto informācijas sistēmas iespējas
• Sistēma ļauj uzzināt, kāds ir notiesātās personas izglītības līmenis – kurā skolā mācījies un kad to pabeidzis. Ja izglītības nav, tad tiks fiksēts, vai persona vispār prot lasīt, rakstīt, rēķināt. Tik detalizētas ziņas nepieciešamas, lai notiesāto varētu iesaistīt pamatizglītības programmā, ko iespējams apgūt ieslodzījuma vietā.
• Informācijas sistēmā atspoguļosies arī darbavietas, kurās notiesātais strādājis, – kāds bijis ieņemamais amats, no kura līdz kuram laikam strādājis, ja atbrīvots no darba, tad minēts iemesls, kāpēc.
• Sadaļā Nodarbinātība tiek atspoguļots, kur un kā notiesātā persona cietumā tiek nodarbināta un cik ilgu laiku.
• Nepieciešamības gadījumā varēs atrast ziņas par notiesātās personas radiniekiem un cilvēkiem, ar kuriem viņš ticies un sazinājies, – vārdu, uzvārdu, tēva vārdu, mājas adresi, darbavietu un pat iesauku, ja tāda ir.
• Sistēmā glabājas informācija par notiesātā iepriekšējām sodāmībām – kura tiesa spriedusi sodu, kādu, cik gadu piespriests, soda izciešanas sākuma un beigu termiņš.
• Informācijas sistēmā var uzzināt arī ziņas par notiesātās personas izvietojumu kamerās – no kura, līdz kuram laikam tur atradies, kurā korpusā, sekcijā, kādā režīmā. Ja notikusi režīma maiņa, tad minēts tā pamatojums.
• Sistēmā tiek fiksēta arī personas pārvietošana, piemēram, uz tiesu – kad, cikos izbraucis, atgriešanās laiks vai arī pārvietošana uz citu Latvijas ieslodzījuma vietu.
• Sadaļā Uzvedības novērtējums aprakstīts, kā notiesātais uzvedies ieslodzījuma vietā, piemēram, cietuma noteikumu pārkāpumi, ievietošana soda izolatorā un citi.
• Tiek fiksētas arī ieslodzītās personas telefonsarunas ar radiniekiem un draugiem, pienesumu saraksts, kā arī tikšanās grafiks.
***
VIEDOKLIS
Eva Butāne, AS RIX Technologies valdes locekle:
– Sakārtota informācijas aprite un procesu pārskatāmība – modernizācijas pirmais priekšnoteikums. Nereti, plānojot iestādes vai uzņēmuma modernizāciju un darba apstākļu uzlabošanu, vairāk tiek domāts par telpu paplašināšanu un labiekārtošanu, jo tieši ārējais izskats nodrošina labu pirmo iespaidu par iestādi. Tā nereti ceļā uz modernizāciju nepienācīgi tiek novērtēta darba procesu optimizācija, dokumentu aprites sakārtošana, informācijas pieejamības un pārskatāmības nodrošināšana, taču tieši tā garantē to, ka iestāde strādā patiešām optimāli un ir orientēta uz
ilgtspējīgu attīstību.
Vienpadsmit darbības gadu laikā AS RIX Technologies ir izstrādājusi un ieviesusi virkni informācijas sistēmu, kas iestādēs nodrošina mūsdienu darba ritma prasībām un tehnoloģiskajām iespējām atbilstošu informācijas uzglabāšanu, apkopošanu, pieejamību kompetentiem darbiniekiem un iestādēm, kā arī operatīvu un nepārtrauktu datu apmaiņu ar citām informācijas sistēmām.
Ieviešot Ieslodzīto informācijas sistēmu, ar pilnu pārliecību varam teikt, ka Latvijas brīvības atņemšanas iestāžu darbs ir kardināli modernizēts, tiktāl, cik spēkā esošie normatīvi to ļauj, ir nodrošināta iespēja atteikties no līdz šim praktizētās papīra dokumentu veidošanas, būtiski uzlabots informācijas iegūšanas un apmaiņas ātrums gan Ieslodzījuma vietu pārvaldē, gan nodrošināta datu apmaiņas iespēja ar citām tieslietu sistēmas iestādēm. Taču svarīgi ir jau šodien apzināties, ka, informāciju tehnoloģijām attīstoties, veidi, kā efektivizēt darbu, izmantojot to sniegtās iespējas, nemitīgi paplašinās.