Pēc divām dienām – 1. jūlijā – stāsies spēkā noteikumi par iekšējās kontroles sistēmu tiešās pārvaldes iestādēs. Viens no noteikumu punktiem paredz, ka kvalitatīvas iekšējās kontroles izveidošanai nepieciešama dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai iestādē nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju.
Tas padarīs gan efektīvāku un caurskatāmāku ierēdņu darbību, gan nodrošinās sekmīgāku un operatīvāku komunikāciju starp sabiedrību un valsts, kā arī pašvaldības iestādēm.
«Vairāk nekā 10 gadus strādājot ar dokumentu aprites jautājumiem un analizējot gan klientu vajadzības, gan problēmas, kas jārisina līdz ar dokumentu vadības sistēmas (DVS) ieviešanu, ir gandarījums, ka dokumentu vadības sistēmas loma iekšējās kontroles uzlabošanā ir atbilstoši novērtēta,» akcentē a/s RIX Technologies izpilddirektore pārdošanas un mārketinga jautājumos Vita Viese. Viņa turpina: «Ir vitāli svarīgi, lai visas dokumentu apritē, lēmumu pieņemšanā, atbilžu sagatavošanā un citos procesos iesaistītās personas savu darbību organizētu pēc vienotiem labas pārvaldības un kvalitātes vadības, kā arī klientu apkalpošanas principiem. Turklāt būtiska ir dokumentu vadības sistēmas loma iespējamo interešu konfliktu novēršanā, jo sistēma ļauj operatīvi atrast, kuri darbinieki pieņēmuši lēmumus par konkrētiem iepirkumiem vai līgumiem.» RIX Technologies ir izstrādājis dokumentu vadības sistēmu Namejs, ko lieto vairāk nekā 30 Latvijas pašvaldībās, kas ir aptuveni 60% no pašvaldībām, kuras savā darbā izmanto kādu no dokumentu vadības risinājumiem. Tāpat uzņēmums izveidojis dokumentu vadības sistēmas, ko izmanto virknē ministriju, kā arī Valsts kancelejas (VK) dokumentu aprites sistēmu, kuras atbildībā ir gan apjomīga un sarežģīta dokumentu aprites un uzdevumu plūsma starp ministrijām, gan Ministru kabineta (MK) darba nodrošināšanas process saskaņā ar MK kārtības rulli.
Ar bagātu pieredzes bagāžu
Valsts kancelejai ir uzkrāta ilggadēja prakse dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanā un lietošanā.. Tur sistēmas aizmetņi meklējami jau pagājušā gadsimta 90. gados. Šādas prakses galvenie vadmotīvi bija un ir palielināt publiskajā sektorā strādājošo darba produktivitāti un mazināt administratīvo slogu gan valsts pārvaldes iekšienē, gan atvieglot sabiedrības komunikāciju ar valsti.
«Protams, sistēma periodiski tiek pilnveidota un papildināta ar jaunām funkcijām un iespējām. Piemēram, 2002. gadā savā darbā ieviesām eportfeli. [Eportfeli var izmantot galvenokārt, lai nodrošinātu plašam personu lokam pastāvīgu un nepārtrauktu piekļuvi konkrētiem dokumentiem, to projektiem un sanāksmēm.]
Domājot, kā padarīt vēl operatīvāku un efektīvāku saziņu, darbu ar citām valsts iestādēm, lai dokumenti pēc iespējas ātrāk nokļūtu apritē, 2006. gadā realizējām ieceri par drošāku, ātrāku un funkcionāli plašāku risinājumu. Tā tapa dokumentu aprites un uzdevumu kontroles sistēma Dauks, kas pilnībā atbilda mūsu vēlmēm, un ar šo sistēmu mēs strādājām arī šobrīd. Sistēma ietver trīs galvenos blokus: eportfeli, ministriju darba vidi un dokumentu pārvaldes sistēmu,» stāsta VK Tehniskā nodrošinājuma departamenta vadītāja Anita Šinta. «Informācija visām ministrijām aiziet vienlaikus, un šie dati arī tiek doti mūsu mājaslapai. Ministru kabineta mājaslapā www.mk.gov.lv ikviens interesents var iepazīties ar valdības darba kārtību, sēdēs izskatāmajiem normatīvajiem aktiem, to anotācijām, rīkojumu projektiem un citiem dokumentiem, kas ir ministru dienas kārtībā.»
Iztiek bez papīru kalniem
Viņa norāda, ka sistēma sniedz vairākus būtiskus ieguvumus. Pirmkārt, tiek taupīti resursi – sarukušas papīru kaudzes, proti, vajadzīgie dokumenti tiek izsūtīti elektroniski, ietaupās naudas līdzekļi, jo dokumenti nav jāizvadā un jānogādā klātienē, ir arī mazāks cilvēkresursu darbs. Otrkārt, veidojas dokumentu krātuves, kur viegli un ērti sameklēt vajadzīgo informāciju. Treškārt, tiek nodrošināta publiskā ticamība. «Informācijas un dokumentu apmaiņa šobrīd norīt daudz operatīvāk, piemēram, ja negaidīti rodas kādi steidzami jautājumi, kas jāizskata Ministru kabineta sēdē, vai, piemēram, nevalstiskā organizācija, sociālie partneri iesūta savu atzinumu par kādu likumprojektu, to ātri var izziņot elektroniski, un nereti šāda sabiedrības līdzdalība ietekmē valdības lēmumu kādā jautājumā. Par jebkurām izmaiņām tiek informēti arī iedzīvotāji, jo visa aktuālā informācija tiek publicēta mājaslapā un ir brīvi pieejama jebkuram interesentam,» skaidro A. Šinta.
Brauc mācīties no Latvijas
Sistēma nodrošina arī iekšējās kontroles procesa pārraudzīšanu, proti, ir iespējams noskaidrot, kādā procesā atrodas kāds konkrētais uzdevums, kas ar to ir strādājis. «Darbinieks arī saņem atgādinājumu (gan ielogojoties sistēmā, gan epastā), kad tuvojas viņam uzticētā darba beigu termiņš. Informāciju par kādu procesu kavēšanos saņem arī struktūrvienības vadītājs. Principā, ieejot sistēmā, darbinieks redz savu darbu sarakstu, atsevišķā mapē ir arī paveikto un iekavēto darbu liste, savukārt vadītājs var efektīvāk pārraudzīt padoto darbu,» uzsver A. Šinta.
Jāpiebilst, ka Latvijas valsts pārvaldes lēmumu pieņemšanas procesu un dokumentu pārvaldības praksi atzinīgi vērtē citas Eiropas valstis un vēlas šīs iestrādes pārņemt. «Viņi ir pārsteigti par daudzpusīgajām iespējām sabiedrībai iesaistīties valdības lēmumu pieņemšanā, jo mums ir atvērtās valdības sēdes, turklāt iedzīvotāji var iepazīties ar valdības sēžu dokumentiem pirms valdības lēmuma. Tā ir unikāla prakse, ko citur Eiropā neīsteno,» norāda VK Komunikācijas departamenta vadītāja Laine Kučinska.
Aktuāli arī uzņēmumiem
Dokumentu pārvaldības sistēmas ne tikai palīdz sekmīgi noritēt komunikācijai starp iedzīvotājiem, valsts iestādēm un pašvaldībām, bet kļuvušas arī par ikdienas darbarīku uzņēmumiem.
Domājot par klientu apkalpošanas kvalitātes un darba efektivitātes uzlabošanu, uzņēmumu administratīvie vadītāji bieži nonāk pie secinājuma, ka tieši darba procesu sakārtotība un automatizācija ļauj izvērtēt un atbilstoši uzlabot efektivitāti, skaidro V. Viese.
Viņa uzsver, ka dokumentu vadības sistēma nav tikai lielo uzņēmumu privilēģija. Virknei mazo un vidējo uzņēmumu dokumentu vadības sistēma kļuvusi par rīku savas konkurētspējas paaugstināšanai, jo ļauj ne tikai strādāt ātrāk, bet arī ietaupīt finanšu resursus, kas līdz šim tērēti papīra formāta lietvedības veidošanā, korespondences organizēšanai.
Arvien vairāk iedzīvotāju vēlas izmantot valsts un pašvaldību epakalpojumus, jo tas ir gan ātrāk, gan efektīvāk. To pašu iedzīvotāji sagaida no saviem pakalpojumu sniedzējiem, tāpēc uzņēmumi saviem klientiem piedāvā visdažādākos epakalpojumus un klientu apkalpošanu no uzņēmuma biroja, veikala vai klientu apkalpošanas centra pārceļ uz virtuālu vidi. Līdz ar to arī oficiālā saziņa – iesniegumi, līgumi, rēķini un cita dokumentācija – tiek glabāta un apstrādāta elektroniski. Dokumentu vadības sistēma īpaši aktuāla ir uzņēmumiem, kuru filiāles vai darbinieki atrodas dažādās Latvijas vai pat pasaules vietās, taču ir svarīgi, lai dokumenti nekavējoties tiktu reģistrēti un apstrādāti vienotā sistēmā un būtu pieejami darbiniekiem neatkarīgi no to atrašanās vietas. «Juridisko biroju, grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, arhitektu, mērnieku un apdrošinātāju ikdiena ir ļoti dinamiska, tāpēc viņiem ir būtiski, lai dokumentu arhīvs būtu pārskatāms, dokumenti būtu vienmēr pieejami, bet to izpildes statuss skaidri saprotams un izsekojams,» uzsver V. Viese.